1. Para quienes todavía no conocen Zertify, ¿qué es la compañía, qué problema resuelve y cómo ayudáis a fabricantes, marcas y sellers a cumplir con la normativa para vender en marketplaces?
Zertify es un software que genera toda la documentación necesaria y obligatoria para certificar un producto y poder venderlo legalmente en Europa. El problema que resolvemos, es uno que cualquiera que haya importado o fabricado producto físico conoce bien, y es que certificar un producto es un proceso opaco, lento y caro si lo haces por la vía tradicional.
Nuestro proceso empieza por lo más difícil, que es determinar qué normativa aplica exactamente a tu producto. Y no hablo solo del Reglamento o la Directiva de turno, hablo de bajar hasta la norma técnica o armonizada concreta que te corresponde, que es donde la mayoría se pierde, ya que en Europa hay más de 10.000 normas técnicas y saber cuál te aplica no es trivial ni siquiera para gente del sector. Una vez clasificado el producto, verificamos y validamos en segundos toda la documentación de tu proveedor, ensayos de laboratorio, fichas técnicas, declaraciones, todo y si te faltan ensayos, también te los facilitamos porque trabajamos con laboratorios partner. Una vez con todo eso validado, generamos el expediente técnico completo, listo para firmar, incluyendo los etiquetados que debe llevar el producto, con toda su simbología.
Todo el proceso está respaldado por nuestro equipo de expertos en normativa, porque al final esto no va de sacar papeles bonitos, va de que si mañana te inspecciona una autoridad de vigilancia de mercado o Amazon te pide documentación, la tengas y sea correcta.
2. ¿Con qué tipos de empresas y categorías de producto trabajáis actualmente? ¿Hay sectores donde el cumplimiento normativo sea especialmente complejo?
Cubrimos prácticamente toda la normativa de producto físico, que es un abanico enorme. Electrónica, juguetes, textil, mobiliario, productos de puericultura, maquinaria, artículos de hogar, equipos de protección, materiales en contacto con los alimentos, envases, lo que se te ocurra que puedas comprar en un marketplace.
En cuanto a perfil de cliente, trabajamos con empresas de todo tipo. Desde el importador que arranca con su primer pedido y descubre que ser importador le convierte en responsable legal del producto, pasando por marcas online que ya facturan y quieren profesionalizar su parte documental, hasta pymes fabricantes o importadoras con catálogos de cientos de referencias y tiendas físicas. El problema de fondo es el mismo para todos, cambia el volumen y el canal.
Hay categorías que deliberadamente no trabajamos, como cosmética, suplementación y alimentación. Y no es por complejidad técnica, es porque requieren un grado de autorización administrativa previa que las convierte en otro tipo de servicio, ademas luego hay sectores especialmente delicados dentro de lo que sí hacemos, como ciertas máquinas o productos sanitarios, en general todo aquello donde la propia normativa exige que intervenga un organismo notificado que es donde el fabricante no puede “autocertificarse” y la intervención de este Organismo Certificado, hace que no sea algo interesante para nosotros debido a la baja posibilidad de automatización.
3. ¿Por qué el compliance ha pasado a ser un requisito imprescindible para vender en plataformas como Amazon, Miravia o TikTok Shop?
Esto no es un capricho de los marketplaces, deriva directamente de la normativa europea que ya venía coleando de normas anteriores como la DSA, pero fue el RGSP, el Reglamento General de Seguridad de los Productos aplicable desde finales de 2024, el que puso blanco sobre negro la responsabilidad de las plataformas y es que a partir de ahí los marketplaces responden por los listings que alojan, aunque el producto lo venda un tercero. Eso lo cambia todo, porque el marketplace ya no puede mirar hacia otro lado, tiene obligación de asegurarse de que lo que se vende en su plataforma cumple con la normativa de la Unión y con los requisitos de seguridad.
No es solo teoría legal, las autoridades están vigilando activamente y lo hemos visto hace poco con expedientes millonarios a plataformas como AliExpress o Temu, y con retiradas del mercado bastante sonadas como la de una conocida marca de squishies que estaba en todas partes. Cuando un marketplace ve que le pueden caer sanciones de ese calibre por productos de terceros, la consecuencia es evidente, traslada la exigencia hacia abajo, hacia el seller, siendo esa la razón por la cual cada vez piden más documentación, más verificación y más trazabilidad.
4. ¿Cuáles son los principales errores o incumplimientos que encontráis con más frecuencia cuando una marca quiere vender en un marketplace?
Nos encontramos prácticamente de todo, pero hay patrones que se repiten constantemente.
El primero y más grave es no saber qué papel juegas en la cadena, veo mucha gente no sabe que si importa un producto de fuera de la UE y lo vende con su marca, tiene la consideración legal de fabricante a todos los efectos, con todas las obligaciones que eso conlleva y esto no es un matiz, es la diferencia entre pensar que el responsable es tu proveedor chino y descubrir que el responsable eres tú.
El segundo es confiar ciegamente en la documentación del proveedor, y aquí soy muy claro, porque esa documentación nunca es suficiente ni siquiera cuando está bien hecha, que ya es poco frecuente. Piensa que un ensayo emitido a nombre de tu proveedor, sobre una versión del producto que quizás ya ni siquiera es la que te está enviando, no te cubre absolutamente de nada, con lo cual necesitas documentación propia, emitida a tu nombre y coherente con el producto real que estás poniendo en el mercado y no me refiero a los ensayos a tu nombre ya que si estan bien hechos, los del proveedor son perfectamente validos, me refiero a la evaluación de riesgos, al informe descriptivo del ensayo, a la determinación de edad en un juguete, todo esto son documentos que se deben tener de forma obligatoria.
Y el tercero, que sorprende más, es que esto no es cosa solo de empresas que empiezan. Me lo encuentro en grandes compañías, con equipos y facturación seria, que no tienen procesos documentales establecidos, no controlan trazabilidades entre lotes y ensayos, tienen ensayos hechos contra versiones de norma más que obsoletas y un sinfín de cuestiones parecidas. Todo eso hay que ir solventándolo ya, porque con el pasaporte digital de producto que se avecina esas carencias van a quedar expuestas.
5. Cada vez son más los productos retirados o bloqueados por falta de documentación. ¿Qué documentación suelen exigir los marketplaces y cómo puede prepararse una empresa para evitar este tipo de incidencias?
Los niveles de exigencia varían constantemente y cada plataforma tiene su criterio. El más exigente en cuanto a documentación y veracidad de la misma es sin duda Amazon, que pide declaración de conformidad, ensayos de laboratorio, imágenes de etiquetado y marcado CE, y que incluso exige que los ensayos se emitan de una manera concreta, por laboratorios pertenecientes a ILAC y con formatos específicos, yendo en algunos puntos más allá de lo que pide la propia normativa. Luego los hay más laxos, y alguno que apenas pide nada, aunque eso tiene los días contados porque la presión regulatoria que comentaba antes les va a obligar a todos a ponerse serios.
La mejor manera de prepararse es actuar de manera proactiva y no reactiva, y a poder ser ponerte en manos de quienes nos dedicamos a esto, porque hay una máxima que no falla y es que la reactiva siempre llega tarde y encima cuesta dinero. Piensa que cuando Amazon te suspende un listing no te avisa con margen, te da un plazo corto para aportar documentación que si no tienes preparada es materialmente imposible generar a tiempo, porque un ensayo de laboratorio tarda semanas. Y posicionar un producto en un marketplace cuesta miles de euros en publicidad, en reseñas, en historial de ventas.
Justamente hace un par de meses, alcanzamos un acuerdo en Zertify con dos laboratorios asociados a Amazon para realizar la verificación y desbloqueo de los listings de juguetes y puericultura.
6. La inteligencia artificial forma parte de vuestra propuesta de valor. ¿Cómo la aplicáis para agilizar los procesos de compliance y qué ventajas aporta frente a una gestión tradicional?
Siempre me gusta decir que somos 100% software y que gracias a eso podemos permitirnos dar la mejor atención humana posible.
Me explico. Nuestro proceso de obtención y generación documental es totalmente automático desde la clasificación normativa del producto, la validación de la documentación del proveedor, la detección de qué falta y qué está mal, la generación del expediente técnico con sus etiquetados, todo eso lo hace la máquina. El resultado es que en 15 minutos puedes tener un expediente técnico completo frente a las semanas que tarda una consultoría tradicional, y a una fracción del coste, porque no estás pagando horas de un técnico rellenando plantillas.
Gracias a eso nos centramos en la parte humana, como el software hace el trabajo mecánico, nuestros account managers, que son todos expertos en normativa en distintos campos, no pierden el tiempo generando documentos, dedicandose a lo que de verdad aporta valor, que es atender al cliente en cualquier cuestión normativa que le surja, resolver casos complejos, interpretar situaciones grises.
En cuanto a la tecnología, usamos IA en gran parte del proceso, pero combinada con know how técnico propietario que hemos construido durante años. A pesar del innegable avance y del estado del arte actual, la realidad es que la IA sola no clasifica bien un producto contra 10.000 normas técnicas o sabe juzgar bien las decenas de zonas grises y ambigüedades de nuestra normativa, hace falta haber estructurado ese conocimiento normativo previamente, y eso es lo que nos diferencia.
7. Para una marca que quiere expandirse a nuevos mercados a través de marketplaces, ¿qué importancia tiene contar con una estrategia de compliance desde el primer momento?
Es primordial, y te diría que es de las pocas cosas en las que no hay debate posible, porque la reactividad en cuestiones normativas siempre sale mal y siempre acaba costando dinero.
Lo ideal si hay posibilidad de ello, es incorporar el cumplimiento normativo desde la concepción de la propia idea de producto, ya que es en el momento en que estás definiendo materiales, componentes o funcionalidades cuando decidir bien te sale gratis, y elegir un material u otro puede significar la diferencia entre un ensayo estándar y uno carísimo, o incluso entre poder vender en un país o no poder hacerlo. Si el producto nace preparado a nivel normativo, nunca habrá sorpresas, mientras que si lo certificas a posteriori cualquier problema implica renegociar con el proveedor, repetir ensayos o directamente asumir que ese producto no puede venderse donde querías.
Hay un matiz que mucha gente pasa por alto cuando se expande, y es que en Europa tenemos un marco normativo común pero existen casos concretos con especificaciones nacionales adicionales, como ocurre con los materiales en contacto con alimentos, donde en España tenemos requisitos propios para la silicona y Alemania, que es especialmente estricta en este tema, tiene sus propias recomendaciones y exigencias añadidas. Es decir, que tu producto cumpla en España no significa automáticamente que cumpla en Alemania, con lo cual si vas a expandirte por marketplaces a varios países, incorporar esta visión desde el inicio no es un coste sino una ventaja competitiva frente a la mayoría de tus competidores, que irán aprendiendo esto a base de suspensiones.
8. Para terminar, ¿cómo creéis que evolucionarán las exigencias de los marketplaces en materia de cumplimiento normativo durante los próximos años y qué consejo daríais a los sellers para estar preparados?
Quien lleve unos cuantos años en el sector habrá visto que durante décadas hubo muy poco movimiento normativo, y estamos hablando de normativas como la de juguetes o la de productos electrónicos prácticamente sin tocarse desde 2009 o 2014, pero esa etapa se acabó, porque nos encontramos ante una ola de cambio normativo a nivel europeo que empezó hace un par de años, se dirige hacia 2030 y es imparable.
La UE lo llama Digital by default y el gran protagonista es el pasaporte digital de producto, cuya idea es que cada producto lleve asociada su información normativa, de trazabilidad y de sostenibilidad en formato digital y accesible. Ya tenemos las primeras categorías afectadas, que son textil, baterías y juguetes, y el resto se irán incorporando progresivamente de aquí a 2030, lo que va a cambiar por completo la manera de documentar producto, porque lo que hoy es un expediente que guardas en un cajón por si te lo piden, pasará a ser información digital estructurada y consultable en tiempo real.
Y aquí va mi reflexión, y es que igual que tú y yo usamos tecnología, la administración también lo va a hacer, quizás tarde un poco más pero acabará incorporándola, y tecnología en manos de la administración se traduce en más capacidad de control, más control de la UE significa más exigencia hacia los marketplaces y más exigencia de los marketplaces significa más exigencia hacia el seller, con lo cual esto no va a ir a menos sino todo lo contrario.
Mi consejo es claro, ir poniendo la casa en orden ya, revisando toda la documentación de producto, comprobando que los ensayos están vigentes y contra las versiones correctas de las normas, digitalizándolo todo, estableciendo control de versiones y de firmas y preparándose para el DPP, porque el que llegue a esa ola con los deberes hechos va a tener una ventaja enorme sobre el que la vea venir desde la orilla.
